FAQ zum „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“
1. Was ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?
Im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten werden die Verarbeitungstätigkeiten eines Unternehmens hinterlegt. Beispiele für solche Verfahren wären etwa der Bestellprozess, die Lohnbuchhaltung oder der Newsletter-Versand. Bei diesen genannten Tätigkeiten werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet, diese müssen in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten eingetragen werden. Dieses Verzeichnis soll in ähnlicher Form bereits nach aktuellen Datenschutzrecht geführt werden, dort heißt es noch „Verfahrensverzeichnis“
2. Was ist der Inhalt des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten?
Das Verzeichnis enthält die Kontaktdaten des verarbeitenden Unternehmens bzw. des Gewerbetreibenden sowie ggfs. eines Datenschutzbeauftragten, sofern dieser vorhanden ist. Darüber hinaus müssen für alle Verarbeitungstätigkeiten der Zweck der Verarbeitung und die Personenkategorie(z.B. Kunden) und die Datenkategorien(z.B. Bestelldaten) enthalten werden. Ebenso bedarf es einer Information zu Empfängerkategorien(z.B. Versanddienstleister). Gesondert muss ausgewiesen werden, falls es im Verfahren zu einer Übermittlung ins Nicht-EU-Ausland kommt. Darüber hinaus muss für jede Verarbeitungstätigkeit die Fristen zur Löschung genannt werden. Zuletzt bedarf es noch einer allgemeiner Beschreibung der technisch und organisatorischen Maßnahmen.
3. Wer ist zum Führen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet?
Jeder der personenbezogenen Daten geschäftlich erhebt und verarbeitet. Damit muss eigentlich fast jeder Unternehmer oder Gewerbetreibender ein solches führen. Denn so gut wie jede Firma erhebt personenbezogene Daten irgendwelcher Art. Verpflichtet zum Führen ist dabei der Gewerbetreibende bzw. die Unternehmensleitung.
4. Gibt es eine Erleichterung für kleine und mittelständige Unternehmen?
Grundsätzlich ja. Alle Unternehmen und Einrichtungen mit weniger als 250 Mitarbeitern müssten eigentlich kein Verzeichnis führen.
Allerdings gibt es für diese Entpflichtung drei Ausnahmen. So müssen auch kleine und mittelständische Unternehmen ein Verzeichnis führen, sofern sie Verarbeitungen mit Risiko für Rechte und Freiheiten betroffener Personen durchführen, sofern die Verarbeitung öfter als gelegentlich erfolgt oder sofern besondere Datenkategorien(besonders geschützte Daten wie solche zu Religion, Gesundheit, sexueller Orientierung) verarbeitet werden. Wenn auch nur eine Ausnahme zutrifft, muss das Verzeichnis geführt werden. Während ersteres zumindest bei kleinen Unternehmen noch selten sein wird, wird es bei den weiteren Ausnahmen schwierig.
So ziemlich jedes normale Unternehmen nutzt mindestens einzelne Verfahren, welche ständig genutzt werden. Beispielsweise die Lohnbuchhaltung, die Kundenverwaltung oder das E-Mailsystem.
Darüber hinaus muss jedes Unternehmen mit Mitarbeitern in Deutschland Lohnsteuer abführen. Da zur Berechnung der Kirchensteuer die Religionszugehörigkeit der Mitarbeiter bekannt sein muss, und die Religionszugehörigkeit ein besonders geschütztes Datum ist, ist auch diese Ausnahme sehr selten einschlägig.
Fazit: Leider ist die im Gesetz genannte Erleichterung für KMUs in der Praxis sehr selten anwendbar. Jeder normale Gewerbetreibende wird ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen müssen.
5. Wer hat Einsicht in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Die Aufsichtsbehörde kann also jederzeit von sich an ein Unternehmen innerhalb ihres Aufsichtsbereichs herantreten und kann verlangen, das Verzeichnis vorgelegt zu bekommen. Die Zuständige Aufsichtsbehörde für ein Unternehmen ist in Deutschland jenes seines Bundeslandes. Darüber hinaus gibt es zukünftig Pflichten, Datenpannen den Aufsichtsbehörden zu melden. Hier ist zu erwarten, dass die Aufsichtsbehörde als Reaktion auf eine solche Meldung ebenfalls das Verzeichnis vorgelegt bekommen will. Allerdings ist die Aufsichtsbehörde die einzige Stelle außerhalb des Unternehmens, die das Verzeichnis zu Gesicht bekommt, die bisher bestehende Pflicht, betroffenen Personen auf Antrag ein eingeschränktes Verfahrensverzeichnis auszuhändigen entfällt.
6. Was ist der Zweck des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?
Einerseits soll es Unternehmen selbst helfen, seine Verfahren strukturiert aufzubereiten, und sich diesen mehr bewusst zu werden. Auch lassen sich andere Vorgaben der Datenschutzgrund-Verordnung mithilfe des Verzeichnisses besser in Griff bekommen.
Andrerseits soll es Aufsichtsbehörden helfen, im Falle einer Prüfung sich schnellen Überblick zu verschaffen, welche Daten ein Unternehmen zu welchen Zwecken verarbeitet, und an wen diese Daten weitergegeben werden.
7. Reicht es aus, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erst dann zu erstellen, wenn die Aufsichtsbehörde sich meldet?
Nein. Die Dokumentationspflichten der Datenschutzgrundverordnung gelten ab dem 25.Mai 2018. Die Datenschutzbehörden haben bereits dargestellt, dass diese bei Prüfungen einen gelebten Datenschutz sehen wollen. Ein Verzeichnis muss aktiv geführt werden. Es reicht also auch nicht aus, das Verzeichnis einmalig zu erstellen. Stattdessen sollte dieses regelmäßig überarbeitet werden, sofern neue Verfahren hinzukommen oder sich an einem Verfahren etwas ändert.
8. Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Pflicht des Führens des Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?
Wenn ein Unternehmen ein Verarbeitungsverzeichnis nicht führt, kann dies durch die Aufsichtsbehörden mit einem Bußgeld sanktioniert werden.
Die maximale Höhe dieses Bußgeldes beträgt 10 Millionen Euro bzw. 2% des Jahresumsatzes. Zwar ist es unwahrscheinlich, dass Aufsichtsbehörden den genannten Bußgeldrahmen für das Fehlen eines Verzeichnisses ausreizen, trotzdem sind hier zukünftig durchaus empfindliche Strafsummen zu erwarten.
